ChatGPTを仕事で使うと、
「思ったより普通に使える」
と感じる場面があります。
メール、報告書、会議メモ、日報、マニュアル作成など、シゴトAI実験室でもさまざまな業務を試してきました。
一方で、実験を続けていると、
文章としては自然なのに、仕事ではそのまま使わない方がいい
という出力もありました。
そこで今回は、これまでの実験から見えてきた
ChatGPTを仕事で使うときに確認したい5つのポイント
を初心者向けに整理します。
難しいAIの知識ではありません。
まずはこの5つを意識するだけでも、ChatGPTの出力を確認しやすくなります。
先に5つをまとめると
| 確認ポイント | 見るところ |
|---|---|
| 1. 数字・日付・事実 | 元データと合っているか |
| 2. 確定・未確定 | 検討中が決定扱いされていないか |
| 3. 追加・抜け | AIが勝手に足したり、大事な情報を落としていないか |
| 4. 指示と完成イメージ | AIに「どんな形にしたいか」が伝わっているか |
| 5. 最後の確認 | AIの見直しだけで終わらせていないか |
では、順番に見ていきます。
1. 数字・日付・事実が元データと合っているか
仕事でAIを使うとき、まず確認したいのが
数字・日付・固有名詞などの事実
です。
ChatGPTが読みやすい文章を作ってくれても、数字が1つ違えば仕事では問題になります。
例えば、
- 売上金額
- 件数
- 日付
- 人数
- 商品名
- 会社名
などです。
大切なのは、
文章が自然かどうかではなく、元データと照らして確認すること。
AIが作った文章だけを読んでいると、数字の違和感に気づきにくい場合があります。
そのため、仕事で使うなら、
元データ → AIの出力
を横に並べて確認する方法がおすすめです。
シゴトAI実験室では、報告書に含まれるミスをChatGPTがどこまで発見できるかも検証しています。
関連記事：
ChatGPTで報告書をチェック｜10個のミスを全部見つけられるか検証
2. 「検討中」が「決定」に変わっていないか
これは特に注意したいポイントです。
仕事では、
決まったこと
と
まだ決まっていないこと
を分ける必要があります。
例えば元データが、
「来月から導入する方向で検討する」
だった場合。
これがAIの文章で、
「来月から導入する」
となれば、意味が変わります。
文章としては少しの違いでも、仕事では大きな違いです。
実際にシゴトAI実験室では、会議メモから「決定事項だけ」を抽出させる実験も行いました。
こうしたケースでは、
- 決定
- 検討中
- 候補
- 予定
- 未定
を区別して確認することが重要です。
関連記事：
ChatGPTに会議の決定事項だけ拾わせたら｜“検討中”まで決定扱いする？
3. AIが勝手に足した情報や、抜けた情報がないか
ChatGPTは、文章を読みやすく整理するのが得意です。
ただし、その「読みやすくする」という動きが仕事では注意点になることがあります。
元データにない内容を自然に補ったり、逆に重要な情報を短くまとめすぎたりする可能性があるからです。
例えば会議メモに、
「担当者は次回決める」
と書かれているのに、
AIが誰かを担当者として整理してしまったら問題です。
シゴトAI実験室では、会議のToDo整理でも
「決まっていない仕事まで追加されないか」
を検証しました。
AIの文章を見るときは、
「文章としておかしくないか」
だけではなく、
「その情報、本当に元データにあった？」
と確認するのがポイントです。
関連記事：
ChatGPTで会議のToDoを整理してみた｜“決まってない仕事”まで勝手に追加する？
4. 「何を書いてほしいか」だけでなく「どんな形にしたいか」も伝える
ChatGPTへの指示は、
「この文章をまとめて」
だけでも動きます。
ただ、仕事では完成形に希望があることが多いです。
例えば、
- 上司が1分で読めるようにしたい
- 決定事項と未決事項を分けたい
- 項目別に整理したい
- 過去に使った報告書と同じ形式にしたい
などです。
シゴトAI実験室では、同じ元データでも指示の出し方によって結果がどう変わるかを比較しました。
関連記事：
ChatGPTで引き継ぎメモを作成｜指示の出し方で結果はどこまで変わるか検証
さらに、
「こんな感じで書いて」
と完成イメージの見本を渡す方法も検証しました。
今回の条件では、見本を渡したことで事実の正確さが大きく変わったわけではありません。
一方で、文章構成や提出しやすさには違いが出ました。
関連記事：
ChatGPTに「こんな感じで書いて」と見本を渡すと、仕事の文章は良くなる？
つまり仕事でChatGPTを使うなら、
「何をしてほしいか」＋「どんな完成形にしたいか」
まで伝えると、修正回数を減らせる可能性があります。
5. AIに見直させても、最後は人間が確認する
ChatGPTが文章を作ったあとに、
「最後に見直して」
と頼む方法もあります。
シゴトAI実験室で営業報告を使って試したところ、今回の条件では初回出力に残っていた小さな表現のズレが修正されました。
関連記事：
ChatGPTに「最後に見直して」と頼むだけで、仕事のミスは減る？
これは簡単に追加できる工程なので、仕事でも使いやすい方法です。
ただし、
AIに見直させた＝正しい
とは限りません。
AIが最初から勘違いしていた場合、その勘違いを自分で発見できない可能性もあります。
そのためおすすめは、
AIに作らせる
↓
AIにも見直させる
↓
最後は人間が確認する
という流れです。
ChatGPTを仕事で使うときの簡単な流れ
初心者なら、まずは次の流れから始めるとわかりやすいです。
① 元データを用意する
AIに渡す事実を整理します。
② 何を作りたいか伝える
「上司向けの報告書」など目的を伝えます。
③ 条件を伝える
推測しない、決まっていないことを決定扱いしない、など必要な条件を追加します。
④ 必要なら見本を渡す
過去に使った良い文書などがあれば、完成イメージとして使えます。
※機密情報や個人情報を含む文書の扱いには注意が必要です。
⑤ AIにも見直させる
提出前にもう一度確認させます。
⑥ 人間が元データと照合する
最後は数字・事実・確定状況などを人間が確認します。
この6ステップです。
「いいプロンプト」を覚えるだけで十分？
ChatGPTを調べていると、
「このプロンプトを使えばOK」
という情報を見かけます。
もちろん、指示の出し方を知ることは役立ちます。
ただ、これまでの実験を見る限り、
プロンプトだけ覚えれば仕事で安全に使える
とは言えません。
必要なのは、
目的に合った指示を出す知識
だけではなく、
AIが間違えやすいところを知ること
そして、
出力を確認すること
です。
仕事でAIを使う基礎は、
指示する → 確認する → 検証する
の3つだと考えるとわかりやすいです。
AIをもっと仕事で使えるようになるには
ChatGPTは、触ってみるだけでも便利です。
メールを書いたり、文章を整理したり、アイデアを出したりするだけなら、難しい知識がなくても始められます。
一方で、仕事で使う範囲が広がるほど、
- 指示の作り方
- AIが苦手なこと
- 情報の確認方法
- 自動化していい範囲
- 人間が判断すべき部分
といった知識も必要になってきます。
シゴトAI実験室では、今後こうしたAIを仕事で使うための基礎知識も、実際の検証結果とつなげながら整理していきます。
まとめ
ChatGPTを仕事で使うときに確認したいのは、次の5つです。
- 数字・日付・事実が正しいか
- 確定と未確定を混同していないか
- 勝手な追加や重要情報の抜けがないか
- 指示と完成イメージが伝わっているか
- AIの見直しだけで終わらず、人間も確認したか
ChatGPTは、使うだけでも仕事を助けてくれます。
ただし、便利だからこそ、
「AIが作ったから大丈夫」ではなく、「どこを確認すればいいか」を知って使う。
この考え方が、仕事でAIを使う第一歩だと思います。
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