結論から言うと、今回の実験条件では「完成イメージの見本」を1つ渡した方が、仕事の文章は提出しやすい形になりました。
ただし、見本を渡したから事実の正確さまで上がったわけではありません。
Aの「指示だけ」でも情報の抜けや余計な追加はなく、Bの「指示＋見本」で差が出たのは、主に文章構成と読みやすさでした。
今回の実験結果
| 比較 | A：指示だけ | B：指示＋見本 |
|---|---|---|
| 情報の抜け | なし | なし |
| 余計な追加 | なし | なし |
| 文章構成 | 時系列の1段落 | 項目ごとに整理 |
| 読みやすさ | 問題なし | より確認しやすい |
| そのまま提出 | 少し整えたい | 提出できると判定 |
| 採点 | 8/10 | 10/10 |
※これは1回の検証結果です。「見本を渡せば必ず良くなる」と一般化はできません。
実験方法
同じ検証用データを使い、ChatGPTに社内報告文を作成させました。
Aは文章作成の指示だけ。
Bは同じ指示に加えて、完成イメージの見本を1つ渡します。
比較するポイントは、出力を見る前に次の5項目で固定しました。
・元データの情報が抜けていないか
・元データにない事実を追加していないか
・文章構成がわかりやすいか
・読みやすいか
・そのまま社内提出できるか
検証用の元データ
以下は実験のために作成した架空データです。実在の会社・出来事とは関係ありません。
10月23日 10:20
営業部から、在庫管理シートに10月22日分の入庫数が反映されていないと連絡。
11:00
確認したところ、CSVの取込処理が途中で停止していた。
11:30
管理担当へ再取込を依頼。
13:10
再取込完了。
15:30
在庫管理シートへの反映を確認。
影響
・営業部2名が午前中、在庫数を確定できなかった
・誤発注や顧客対応遅延の報告はなし
原因
・CSV内の1セルに想定外の文字列が入っていた
・管理担当が原因を確認
対応
・該当セルを修正して再取込
今後
・管理担当が、取込前チェックを追加する方向で手順を見直す予定
A：指示だけで作成
実際に使ったプロンプト
以下のメモをもとに、上司に提出する社内報告文を作成してください。
事実だけを使い、読みやすくまとめてください。
ChatGPTの初回出力
在庫管理シートの反映不具合について報告します。
10月23日10:20、営業部より10月22日分の入庫数が反映されていないとの連絡がありました。
11:00に確認したところ、CSVの取込処理が途中で停止していました。原因はCSV内の1セルに想定外の文字列が入っていたためです。
11:30に管理担当へ再取込を依頼し、13:10に完了、15:30にシートへの反映を確認しました。
影響として営業部2名が午前中に在庫数を確定できませんでしたが、誤発注や顧客対応の遅延は報告されていません。
今後は、管理担当が取込前チェックを追加する方向で手順を見直す予定です。
Aを採点
| 項目 | 評価 | 理由 |
|---|---|---|
| 情報の抜け | 2/2 | 主要情報はすべて入っている |
| 余計な追加 | 2/2 | 元データにない事実は追加していない |
| 文章構成 | 1/2 | 時系列の1段落で、原因・影響・対応が少し探しにくい |
| 読みやすさ | 2/2 | 文章自体は自然で理解できる |
| そのまま提出 | 1/2 | 内容は使えるが、社内報告としては項目分けしたい |
| 合計 | 8/10 |
Aでも内容に大きな問題はありませんでした。
今回の弱点は「間違い」ではなく、必要な情報を探すときに少し読み返す必要があることです。
B：完成イメージの見本を1つ追加
次は、元データと基本の指示は変えず、別件の報告文を「完成イメージ」として追加しました。
追加した見本
【件名】共有フォルダへのアクセス不具合
【発生内容】
9月8日9:15、営業部から共有フォルダを開けないと連絡があった。
【原因】
権限設定の一部が外れていたことを管理担当が確認。
【対応・現在の状況】
権限を再設定し、10:40にアクセスできることを確認した。
【影響】
営業部3名が約1時間、対象資料を確認できなかった。
【今後の対応】
権限変更時の確認手順を見直す。
実際に使ったプロンプト
以下のメモをもとに、上司に提出する社内報告文を作成してください。
事実だけを使い、読みやすくまとめてください。
文章の構成と情報の整理方法は、下の「完成イメージ」を参考にしてください。
完成イメージの事実や固有情報は今回の報告文に混ぜないでください。
【完成イメージ】
【件名】共有フォルダへのアクセス不具合
【発生内容】
9月8日9:15、営業部から共有フォルダを開けないと連絡があった。
【原因】
権限設定の一部が外れていたことを管理担当が確認。
【対応・現在の状況】
権限を再設定し、10:40にアクセスできることを確認した。
【影響】
営業部3名が約1時間、対象資料を確認できなかった。
【今後の対応】
権限変更時の確認手順を見直す。
ChatGPTの出力
【件名】在庫管理シートの入庫数反映不具合
【発生内容】
10月23日10:20、営業部から、在庫管理シートに10月22日分の入庫数が反映されていないと連絡がありました。
【原因】
CSV内の1セルに想定外の文字列が入っており、取込処理が途中で停止していました。管理担当が原因を確認しています。
【対応・現在の状況】
11:30に管理担当へ再取込を依頼し、13:10に再取込が完了しました。15:30に在庫管理シートへ反映されていることを確認しました。
【影響】
営業部2名が午前中、在庫数を確定できませんでした。誤発注や顧客対応遅延の報告はありません。
【今後の対応】
管理担当が、取込前チェックを追加する方向で手順を見直す予定です。
Bを採点
| 項目 | 評価 | 理由 |
|---|---|---|
| 情報の抜け | 2/2 | 主要情報はすべて入っている |
| 余計な追加 | 2/2 | 見本側の事実も混ざっていない |
| 文章構成 | 2/2 | 発生・原因・対応・影響・今後が分かれている |
| 読みやすさ | 2/2 | 知りたい項目をすぐ確認できる |
| そのまま提出 | 2/2 | 今回の想定では修正せず使えると判定 |
| 合計 | 10/10 |
見本を渡すと何が変わった？
今回の差は、AIが急に「正しい事実」を理解できるようになったことではありません。
AもBも、元データの抜けや余計な追加はありませんでした。
変わったのは、完成形のイメージがAIに伝わったことで、情報の並べ方がこちらの期待に近づいたことです。
「読みやすくして」と言うだけでは、人によって想像する完成形が違います。
見本を1つ渡すと、
「見出しを分ける」
「原因と影響を別にする」
「現在の状況を独立させる」
といった形まで伝えやすくなります。
ただし、見本を渡せば安心とは限らない
見本には注意点もあります。
見本の文章に含まれる数字や固有情報を、AIが今回の文章へ混ぜる可能性はゼロとは言えません。
そのため今回は、プロンプトに
「見本の事実や固有情報は混ぜない」
と明記しました。
仕事で使うなら、見本を渡した後も次の3点は人間が確認した方が安全です。
・元データにない事実が増えていないか
・見本側の数字・名前・日付が混ざっていないか
・「予定」「検討中」などの状態が勝手に変わっていないか
実務で使うなら「見本＋確認条件」が使いやすい
今回の実験では、単に「こんな感じで」と見本を置くだけでなく、
「何を参考にして、何をコピーしてはいけないか」
まで伝えました。
AIは使うだけでも文章作成を助けてくれます。
ただ、仕事では
「どんな完成形にしたいか」
「どこを間違えると困るか」
まで指示できると、より扱いやすくなります。
前回の16号では、同じ元メモでも「指示の出し方」で引き継ぎメモの結果がどう変わるかを比較しました。
今回とあわせると、「内容の条件」と「完成形の見本」の両方がAIへの指示になることがわかります。
関連記事：
ChatGPTで引き継ぎメモを作成｜指示の出し方で結果はどこまで変わるか検証
まとめ
今回の検証では、
A「指示だけ」が8/10
B「指示＋完成イメージ」が10/10
という結果になりました。
ただし、正確さに差が出たわけではありません。
両方とも情報の抜けと余計な追加はなく、見本を渡したことで文章構成と提出しやすさが改善したという結果です。
「読みやすく」「いい感じに」と伝えても完成形がズレるときは、過去に使った良い文書や、自分で作った短い見本を1つ添える方法は試す価値があります。
そして、AIの出力は最後に人間が確認する。
ここは見本ありでも変わりません。
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