初回商談が終わったあと、
「お礼メールを書かないと」
「でも、商談内容を振り返って文章にするのが地味に面倒」
「営業感を出しすぎるのも避けたい」
と感じることはありませんか？
今回は、初回商談の内容をChatGPTに渡すだけで、そのまま送れるレベルのフォローメールを作れるのかを検証しました。
結論からいうと、今回のメールは100点満点で93点と評価しました。
事実関係については、
- 商談情報にない事実：0件
- 導入が決まったような表現：0件
- 効果の断定：0件
- 相手が話していない課題の追加：0件
- 押し売り感の強い表現：0件
でした。
一方で、
- 指定していた件名が出力されなかった
- 「ご説明しました」という一文がやや不自然だった
という2点は、人間が修正した方がよいと判断しました。
今回は、実際にChatGPTへ渡した商談情報、使ったプロンプト、生成されたメール全文、採点結果、人間が修正した完成版まで公開します。
ChatGPTで営業フォローメールを作る実験
今回想定したのは、法人向けサービスの初回商談後です。
営業担当者が商談を終え、その日のうちに相手へフォローメールを送る場面を想定しました。
商材は、法人向け勤怠管理クラウド「TimeWorks」です。
商談相手は、従業員80名の企業で勤怠管理を担当している総務部の担当者。
現在は紙のタイムカードとExcelを使って勤怠管理をしており、月末の集計や打刻漏れの確認に負担を感じているという設定です。
今回確認したのは、文章のきれいさだけではありません。
特に次のポイントを見ました。
- 商談内容を正しく反映できるか
- 相手が話していないことを勝手に追加しないか
- 導入が決まったように書かないか
- 効果を断定しないか
- 押し売り感が強くならないか
- 相手が返信しやすい文章になるか
- 実際の営業メールとして自然か
ChatGPTに渡した商談情報
商材
法人向け勤怠管理クラウド「TimeWorks」
営業担当者
株式会社ネクストワーク
営業部 佐藤
商談相手
株式会社アーバンテック
総務部 田中様
企業規模
従業員80名
現在の勤怠管理方法
- 出退勤は紙のタイムカード
- 月末にExcelへ転記
- 総務担当者が集計
- 打刻漏れや記入ミスを毎月確認している
相手が感じている課題
- 月末の勤怠集計に時間がかかる
- 打刻漏れの確認が多い
- Excelへの転記ミスが心配
- 総務担当者に作業が集中している
商談で説明した内容
- PC・スマートフォンから打刻可能
- 勤怠データを自動集計
- 打刻漏れの確認がしやすい
- CSV出力が可能
- 導入サポートあり
相手の反応
- 勤怠集計の負担が減る点には興味を示した
- 現場社員が新しいシステムを使いこなせるか不安
- 費用についても社内確認が必要
- 導入するとはまだ決めていない
決まったこと
- 田中様が社内で一度検討する
- 来週中を目安に検討状況を知らせてもらう
- 追加資料が必要な場合は営業担当へ連絡してもらう
実際に使ったプロンプト
あなたは法人営業の担当者です。
以下の「商談情報」をもとに、初回商談後に送るフォローメールを作成してください。
【目的】
・商談のお礼を伝える
・商談内容を簡潔に振り返る
・相手が感じていた課題や不安を正しく反映する
・押し売り感を出さない
・相手が返信しやすい内容にする【ルール】
・商談情報にない事実を追加しない
・相手が導入を決めたような表現は使わない
・効果を断定しない
・相手が話していない課題を勝手に追加しない
・過度に営業的な表現や煽る表現は避ける
・丁寧だが、堅すぎない自然なビジネスメールにする
・長くなりすぎないよう簡潔にまとめる
・件名も作成する
・最後に、相手が返信しやすい自然な一文を入れる【出力形式】
件名：
本文：メール作成後に、以下も自己チェックしてください。
・商談情報にない事実を追加していないか
・導入が決まったような表現になっていないか
・効果を断定していないか
・押し売り感が強くなっていないか
・相手の不安点を正しく反映しているか
このあとに、先ほどの商談情報をそのまま貼り付けました。
実際にChatGPTが作った営業メール
実際に出力されたメールはこちらです。
田中様
お世話になっております。
株式会社ネクストワーク 営業部の佐藤です。先日はお時間をいただき、ありがとうございました。
お打ち合わせでは、現在の勤怠管理について、
紙のタイムカードからExcelへの転記・集計に時間がかかっていることや、打刻漏れの確認、転記ミスへのご不安などを伺いました。TimeWorksについては、PC・スマートフォンからの打刻、自動集計、打刻漏れの確認、CSV出力、導入サポートについてご説明しました。
勤怠集計の負担軽減についてご関心をいただいた一方で、現場の皆様が新しいシステムを使いこなせるかという点や、費用については社内での確認が必要とのことでしたので、まずはご検討いただければと思います。
来週中を目安に、差し支えない範囲でご検討状況をお知らせいただけますと幸いです。
また、社内でのご検討にあたり追加で必要な資料などございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
株式会社ネクストワーク
営業部 佐藤
内容だけを見ると、かなり自然なメールになっています。
ChatGPTが作った営業メールを100点満点で採点
今回は7項目に分けて評価しました。
| 評価項目 | 配点 | 評価 |
|---|---|---|
| 商談情報の正確な反映 | 20点 | 20点 |
| 架空情報・勝手な補足がない | 20点 | 20点 |
| 相手の不安・温度感を守れている | 15点 | 15点 |
| 押し売り感がない | 15点 | 15点 |
| 次の行動が自然で明確 | 10点 | 10点 |
| ビジネスメールとして自然 | 10点 | 8点 |
| 出力形式を守っている | 10点 | 5点 |
| 合計 | 100点 | 93点 |
今回の評価は93点です。
大きな事実ミスはなく、相手の状況や不安もかなり正確に反映できていました。
ただし、そのまま送信する前に人間が直したいポイントが2つありました。
良かったポイント1｜「興味あり」を「導入意向あり」に変えなかった
商談情報では、「勤怠集計の負担が減る点には興味を示した」という状態です。
まだ導入するとは決めていません。
ChatGPTはこれを、
勤怠集計の負担軽減についてご関心をいただいた一方で
と表現しました。
「導入をご検討いただきありがとうございます」など、実際より一段強い表現にはしていません。
営業メールでは、相手の温度感を勝手に上げて書くと違和感が出ます。
今回、その点はうまく守れていました。
良かったポイント2｜相手の不安を正しく反映した
相手が気にしていたのは、
- 現場社員が新しいシステムを使えるか
- 費用について社内確認が必要
という2点でした。
生成されたメールでも、
現場の皆様が新しいシステムを使いこなせるかという点や、費用については社内での確認が必要
と、両方が反映されています。
元データにない不安を追加することもありませんでした。
良かったポイント3｜返信を催促しすぎなかった
メールでは、
来週中を目安に、差し支えない範囲でご検討状況をお知らせいただけますと幸いです。
としています。
「来週までにご回答ください」のような強い催促ではなく、商談で決まっていた「来週中を目安に連絡」という内容を自然に文章化しています。
押し売り感もほとんどありませんでした。
人間が直したポイント1｜件名が出ていなかった
プロンプトでは、「件名も作成する」「件名：／本文：の形式で出力する」と明確に指定していました。
しかし、実際の出力では本文だけが生成され、件名がありませんでした。
内容そのもののミスではありませんが、指示どおりに出力されていないという点では修正が必要です。
今回は件名として、「先日はお打ち合わせありがとうございました」を追加しました。
人間が直したポイント2｜「ご説明しました」が少し不自然
もう1点気になったのが、この文章です。
TimeWorksについては、PC・スマートフォンからの打刻、自動集計、打刻漏れの確認、CSV出力、導入サポートについてご説明しました。
意味は伝わりますし、文法的に間違っているわけではありません。
ただ、実際の営業メールとして読むと、説明項目を報告書のように列挙している印象があります。
そこで、
TimeWorksについては、PC・スマートフォンからの打刻や勤怠データの自動集計、打刻漏れの確認、CSV出力、導入サポートなどをご案内しました。
に変更しました。
「ご説明しました」から「ご案内しました」に変えるだけでも、少し自然な営業メールになります。
人間が修正した完成版メール
最終的には、次の形にしました。
件名：先日はお打ち合わせありがとうございました
田中様
お世話になっております。
株式会社ネクストワーク 営業部の佐藤です。先日はお時間をいただき、ありがとうございました。
お打ち合わせでは、現在の勤怠管理について、紙のタイムカードからExcelへの転記・集計に時間がかかっていることや、打刻漏れの確認、転記ミスへのご不安などを伺いました。
TimeWorksについては、PC・スマートフォンからの打刻や勤怠データの自動集計、打刻漏れの確認、CSV出力、導入サポートなどをご案内しました。
勤怠集計の負担軽減についてご関心をいただいた一方で、現場の皆様が新しいシステムを使いこなせるかという点や、費用については社内での確認が必要とのことでしたので、まずはご検討いただければと思います。
来週中を目安に、差し支えない範囲でご検討状況をお知らせいただけますと幸いです。
また、社内でのご検討にあたり追加で必要な資料などございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
株式会社ネクストワーク
営業部 佐藤
今回、人間が手を入れたのは大きく2点だけでした。
ChatGPTで営業メールを作るなら、どこまで任せられる？
今回の実験では、ChatGPTに任せやすそうな部分と、人間が最後に確認したい部分が分かれました。
AIに任せやすそうな部分
- 商談内容の要約
- 相手の課題の整理
- メール全体の構成
- 丁寧な文章への変換
- 商談内容と次の行動の整理
- 押し売り感を抑えた下書き作成
人間が確認したい部分
- 相手との実際の関係性に合った文体か
- 言い回しに違和感がないか
- 営業担当本人らしい文章になっているか
- 相手の温度感を正しく表現できているか
- 件名や署名など必要項目が抜けていないか
- 最終的にこのまま送って問題ないか
今回の使い方なら、商談情報をChatGPTに渡す → フォローメールの下書きを作る → 人間が数分チェックして送信するという流れが現実的です。
営業データやメモから週報そのものを作らせる実験も行っています。
ChatGPTで営業週報を作成｜データとメモだけで修正0になるか検証
また、AIが作った文章や報告書を元データと照合してチェックさせる方法も検証しています。
ChatGPTで報告書をチェック｜10個のミスを全部見つけられるか検証
まとめ｜ChatGPTだけで営業フォローメールは作れる？
今回は、初回商談の情報をChatGPTに渡し、フォローメールを作成してもらいました。
結果は93点。
事実ミスや架空情報、強すぎる営業表現はありませんでした。
一方で、
- 件名が抜けていた
- 一部の言い回しに少し違和感があった
ため、完全にそのまま送るのではなく、人間による最終確認は必要でした。
ただ、商談内容を一から思い出してメールを書く代わりに、商談メモを渡して下書きを作ってもらう使い方なら、かなり実務に取り入れやすそうです。
営業メール作成に時間を取られている人なら、まずは1通だけ、自分の商談メモを使って試してみると使い勝手を判断しやすいと思います。
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