業務マニュアルを作ろうとすると、
「情報はあるけど、文章にまとめるのが面倒」
「新人向けに分かりやすく整理するのが難しい」
「抜け漏れがないか不安」
と感じることはありませんか？
今回は、社内にある箇条書きメモをChatGPTへ渡し、新入社員が初日に使える業務マニュアルを作れるのかを検証しました。
最初の実験では、PC・アカウント初期設定に関する13項目のメモをそのままChatGPTへ入力。その結果、手順・完了確認・チェックリストまで整理された、かなり読みやすいマニュアルが作成されました。評価は93点です。
ただし、見た目は立派でも、社内Wi-Fiの接続情報やSlackへの参加方法など、実際の作業に必要な情報が不足しており、新人が本当に一人で完了できる内容にはなっていませんでした。
そこで2回目の実験では、いきなりマニュアルを書かせるのをやめ、「この元メモだけで新人が一人で作業できるか、まず不足情報を確認する」という指示に変更しました。
その結果、ChatGPTは不足情報を15項目に整理し、重要度と必要な理由まで提示。改善版の評価は98点となりました。
今回は、実際に使った元メモ、最初のプロンプト、AI出力全文、改善プロンプト、改善後のAI出力、採点結果まで公開します。
今回の実験内容
今回想定したのは、新入社員が入社初日に行うPC・アカウントの初期設定です。
社内担当者が持っている簡単なメモをChatGPTへ渡し、「新人が一人で読みながら進められる業務マニュアルにできるか」を検証します。
- 元メモの内容を正しく反映できるか
- 元メモにない事実を勝手に追加しないか
- 手順の順番を分かりやすく整理できるか
- 新人にも理解しやすい文章になるか
- 完了条件を明確にできるか
- 抜け漏れがないか
- 実際に一人で作業できる内容になるか
ChatGPTに渡した元メモ
- PCは総務から受け取る
- 電源を入れてWindows初期設定
- 社内Wi-Fiにつなぐ
- 会社メールにログイン
- Slackにログイン
- Google Drive確認
- パスワードは初回変更
- 二段階認証を設定
- プリンター接続
- 社内共有フォルダ確認
- ウイルス対策ソフトが入っているか確認
- 不明点があれば情シスへ連絡
- 最後に上司へ設定完了を報告
かなり簡単なメモです。業務の流れ自体は分かりますが、新入社員がこのまま見ても、具体的にどう進めればよいかは分かりにくい状態です。
最初に使ったプロンプト
あなたは社内業務マニュアルを作成する担当者です。
以下の「元メモ」をもとに、新入社員が初日に一人で進められるような業務マニュアルを作成してください。
【目的】
・新入社員が手順を上から順に進められる
・何を確認すれば完了なのか分かる
・読みながら迷いにくい
・社内担当者への質問回数を減らせる内容にする【ルール】
・元メモにない事実や手順を勝手に追加しない
・アカウント名、URL、パスワード、担当者名など不明な情報を推測しない
・不明な情報は「社内担当者に確認」などと明記する
・手順の順番を整理してよい
・同じ内容は重複させない
・専門用語を使いすぎず、新入社員にも分かりやすくする
・各手順に「何をするか」と「完了確認」を入れる
・注意が必要なポイントがあれば、元メモの範囲内で補足する【出力形式】
1. マニュアルの目的
2. 事前に確認すること
3. 手順
4. 完了チェックリスト
5. 不明点があった場合の対応
最初にChatGPTが作ったマニュアル
新入社員向け PC・アカウント初期設定マニュアル
1. マニュアルの目的
このマニュアルは、新入社員が入社初日にPCや社内アカウントの初期設定を進めるための手順をまとめたものです。
上から順番に進め、各項目の「完了確認」を確認してください。不明な点がある場合は、自己判断せず情シスへ確認してください。
2. 事前に確認すること
- 総務からPCを受け取っている
- Windowsの初期設定ができる状態になっている
- 社内Wi-Fiへ接続できる環境にいる
- 会社メール、Slackなどのログインに必要な情報を確認できる状態になっている
ログイン情報などが分からない場合は、社内担当者に確認してください。
3. 手順
手順1：PCを受け取る
総務から業務用PCを受け取ります。
完了確認：業務用PCを受け取った
手順2：Windowsの初期設定を行う
PCの電源を入れ、Windowsの初期設定を進めます。画面に表示される案内に従って設定してください。不明な項目が表示された場合は、自己判断せず情シスへ確認してください。
完了確認：Windowsの初期設定が完了した
手順3：社内Wi-Fiに接続する
PCを社内Wi-Fiへ接続します。接続に必要なネットワーク名やパスワードが分からない場合は、社内担当者へ確認してください。
完了確認：社内Wi-Fiへ接続できた
手順4：会社メールにログインする
会社から指定されているメールアカウントへログインします。ログイン情報が分からない場合は、社内担当者へ確認してください。
完了確認：会社メールへログインできた
手順5：パスワードを変更する
初回ログイン時に使用したパスワードを変更します。新しいパスワードの設定方法が分からない場合は、情シスへ確認してください。
完了確認：初回パスワードを変更した
手順6：二段階認証を設定する
必要なアカウントについて二段階認証を設定します。具体的な設定方法や対象となるアカウントが分からない場合は、情シスへ確認してください。
完了確認：二段階認証の設定が完了した
手順7：Slackにログインする
会社で利用するSlackへログインします。ログインに必要な情報が分からない場合は、社内担当者へ確認してください。
完了確認：Slackへログインできた
手順8：Google Driveを確認する
Google Driveへアクセスし、利用できることを確認します。
完了確認：Google Driveへアクセスできた
手順9：社内共有フォルダを確認する
社内共有フォルダへアクセスできることを確認します。アクセス方法が分からない場合は、情シスへ確認してください。
完了確認：社内共有フォルダへアクセスできた
手順10：プリンターへ接続する
業務で利用するプリンターへPCを接続します。接続方法が分からない場合は、情シスへ確認してください。
完了確認：プリンターへ接続できた
手順11：ウイルス対策ソフトを確認する
PCにウイルス対策ソフトが入っているか確認します。確認方法が分からない場合や、ソフトが見つからない場合は、情シスへ連絡してください。
完了確認：ウイルス対策ソフトが入っていることを確認した
手順12：上司へ設定完了を報告する
すべての設定と確認が終わったら、上司へ設定が完了したことを報告します。
完了確認：上司へ設定完了を報告した
4. 完了チェックリスト
- PCを総務から受け取った
- Windowsの初期設定が完了した
- 社内Wi-Fiへ接続した
- 会社メールへログインした
- 初回パスワードを変更した
- 二段階認証を設定した
- Slackへログインした
- Google Driveへアクセスできた
- 社内共有フォルダへアクセスできた
- プリンターへ接続した
- ウイルス対策ソフトが入っていることを確認した
- 上司へ設定完了を報告した
5. 不明点があった場合の対応
設定中に分からないことや、正常に進められない項目があった場合は、自己判断で設定を変更せず、情シスへ連絡してください。必要なログイン情報や社内Wi-Fiの情報などが分からない場合も、社内担当者へ確認してから進めてください。
初回出力を100点満点で採点
| 評価項目 | 配点 | 評価 |
|---|---|---|
| 元メモの内容を正しく反映 | 20点 | 20点 |
| 元メモにない事実を勝手に追加しない | 20点 | 18点 |
| 手順の順番が分かりやすい | 15点 | 15点 |
| 新人にも分かりやすい | 15点 | 14点 |
| 完了条件が明確 | 10点 | 10点 |
| 抜け漏れがない | 10点 | 10点 |
| 新人が一人で実行できる実用性 | 10点 | 6点 |
| 合計 | 100点 | 93点 |
文章としてはかなり読みやすく、元メモの内容もほぼ正しく反映されています。
93点でも、そのまま使えない理由
問題は見た目ではありません。実際に作業するための情報が足りていないことです。
社内Wi-Fiの接続情報、会社メールのログイン方法、Slackへの参加方法、Google Driveで何を確認するか、社内共有フォルダへのアクセス方法、二段階認証を設定する対象、情シスへの連絡方法などが分かりません。
ChatGPTはこれらを勝手に作らず、「担当者に確認してください」と処理しました。これはAIとしては正しい動きです。ただし、今回の目的は「新入社員が初日に一人で進められるマニュアル」なので、目的を完全には達成できていません。
マニュアルを書く前に不足情報を確認するよう変更
そこで2回目は、いきなりマニュアルを作らせるのをやめました。最初に、「この元メモだけで新人が一人で作業を完了できるか」をChatGPTに確認してもらいます。
改善版プロンプト
あなたは社内業務マニュアルを作成する担当者です。
以下の「元メモ」をもとに、新入社員が初日に一人で進められる業務マニュアルを作成したいです。
ただし、いきなりマニュアルを作らず、まずこの元メモだけで新人が一人で作業を完了できるか確認してください。
【目的】
・新人が途中で他の人に確認しなくても進められる
・手順だけでなく、必要な情報や完了条件まで分かる
・不足情報を勝手に推測しない
・マニュアル作成前に、足りない情報を明確にする【ルール】
・元メモにない事実は追加しない
・不足している情報を推測しない
・新人が一人で進めるために必要だが、元メモに書かれていない情報を洗い出す
・不足情報は具体的に書く
・重要度を「高・中・低」で付ける
・なぜ必要なのかも説明する
・元メモだけで十分な項目は無理に不足扱いしない【出力形式】
1. この元メモだけで新人が一人で作業を完了できるか
2. 不足している情報
3. 各不足情報の重要度
4. なぜ必要なのか
5. マニュアル作成前に社内で確認すべきこと
改善版でChatGPTが見つけた不足情報
改善版では、最初に「この元メモだけでは、新入社員が初日に一人でPC・アカウント設定を完了するのは難しい」と結論づけました。
| 不足している情報 | 重要度 | なぜ必要か |
|---|---|---|
| 社内Wi-FiのSSIDと接続方法 | 高 | 接続先が分からないと社内サービスを利用できないため |
| 社内Wi-Fiのパスワードまたは認証方法 | 高 | 接続に必要になる可能性があるため |
| 会社メールのログイン方法 | 高 | どのサービスや画面からログインするのか分からないため |
| 会社メールの初期ログイン情報の受け取り方法 | 高 | メールアドレスや初期パスワードが分からないとログインできないため |
| 初回変更するパスワードの対象 | 高 | どのアカウントのパスワードを変更するのか判断できないため |
| 二段階認証を設定する対象アカウント | 高 | 対象サービスが分からないため |
| 二段階認証の設定方法 | 中 | サービスによって設定方法が異なるため |
| Slackのログイン・参加方法 | 高 | ワークスペースや招待方法が分からないと利用開始できないため |
| Google Driveの確認方法・対象 | 中 | 何を確認すれば完了なのか分からないため |
| 社内共有フォルダへのアクセス方法 | 高 | 保存場所や接続方法が分からないため |
| プリンターの接続対象と接続方法 | 中 | 使用するプリンターや設定方法が分からないため |
| ウイルス対策ソフトの名称 | 中 | どのソフトが入っていれば正しいのか判断できないため |
| ウイルス対策ソフトの確認方法 | 中 | 正常に動作しているか判断できないため |
| 情シスへの連絡方法 | 高 | 不明点があっても連絡先が分からない可能性があるため |
| 上司への設定完了報告の方法 | 低 | 報告手段が決まっている場合は記載した方が迷いにくいため |
改善版を100点満点で採点
| 評価項目 | 配点 | 評価 |
|---|---|---|
| 元メモを正しく理解している | 20点 | 20点 |
| 不足情報を勝手に推測しない | 20点 | 20点 |
| 不足情報の洗い出し精度 | 20点 | 19点 |
| 重要度の付け方 | 10点 | 10点 |
| 不足理由が分かりやすい | 10点 | 10点 |
| マニュアル作成前の確認事項が明確 | 10点 | 10点 |
| 実務でそのまま使える | 10点 | 9点 |
| 合計 | 100点 | 98点 |
93点から98点になった理由
AI自体や元メモは変えていません。変えたのは、ChatGPTに任せる仕事の順番です。
最初は、元メモ → マニュアル作成。
改善後は、元メモ → 不足情報の確認 → 必要情報をそろえる → マニュアル作成という流れにしました。
この違いだけで、実務上の使いやすさが大きく変わりました。
ChatGPTは「文章を書く前のチェック」にも使える
ChatGPTというと、文章作成に使うイメージが強いかもしれません。しかし今回の実験では、文章を書かせる前に、「そもそも必要な情報がそろっているか」を確認させる方が重要でした。
元情報が不足したまま文章だけ整えると、見た目は立派でも、実際には使えないマニュアルになる可能性があります。
AIに任せやすい部分と人間が確認したい部分
AIに任せやすい部分
- 箇条書きメモの整理
- 手順の並び替え
- マニュアル形式への変換
- 完了条件の整理
- チェックリスト作成
- 不足情報の洗い出し
- 不足情報の優先順位づけ
人間が確認したい部分
- 社内固有のWi-Fi情報
- ログイン情報
- 実際の担当者や連絡方法
- パスワードやセキュリティルール
- 社内システム固有の操作方法
- 本当に新人が迷わず進められるか
月次報告書の作成をChatGPTで試した実験は、ChatGPTで月報作成を実験｜3分10秒で完成・数値ミス0件で公開しています。
音声から議事録を作った実験は、56分の音声をAIで議事録化して検証｜文字起こしミスがあっても実用になる？で確認できます。
実務で使うならこの流れがおすすめ
- 既存のメモをChatGPTへ渡す
- 不足情報を洗い出してもらう
- 社内で不足情報を確認する
- 必要情報を追加する
- ChatGPTにマニュアル化してもらう
- 人間が最終確認する
いきなり文章を書かせるよりも、かなり安全です。
まとめ｜ChatGPTで業務マニュアルは作れる？
今回、箇条書きメモから新人向けの業務マニュアルをChatGPTに作ってもらいました。
最初の出力は、手順・完了確認・チェックリストまで整理され、評価は93点でした。ただし、社内Wi-Fiの情報やログイン方法など、実際の作業に必要な情報が元メモに不足していたため、新人が完全に一人で進められる内容ではありませんでした。
そこで、いきなりマニュアルを作らず、先に不足情報を確認するようプロンプトを変更。その結果、不足情報を15項目に整理し、重要度や理由まで提示でき、評価は98点となりました。
今回の実験で分かったのは、ChatGPTにきれいなマニュアルを書かせることより、マニュアルを書く前に情報不足をチェックさせることが重要ということです。
社内に箇条書きの業務メモがたまっている場合は、いきなりマニュアル化を依頼するのではなく、まず「この情報だけで新人が一人で作業できますか？」と確認させるところから試すと、実務で使いやすいマニュアルに近づけやすいです。
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