ChatGPTで引き継ぎメモを作成｜指示の違いで結果は変わる？

業務の引き継ぎでは、メモをそのまま渡すだけだと、次の担当者が「何が終わっていて、何がまだ途中なのか」を読み直す必要があります。

そこで今回は、同じ業務メモをChatGPTに渡し、指示の出し方を変えるだけで結果がどこまで変わるかを検証しました。

使ったのは検証用に作成した架空の業務メモです。実在する会社や担当者の情報ではありません。

先に結論を言うと、短い指示でも内容の大部分は整理できました。ただし、元メモでは「公開日の候補」だったものが、AIの文章では「公開予定」に変わりました。

その後、完了・進行中・未決定を分けるよう条件を追加すると、今回の実験条件では100点になりました。

今回の実験内容

同じ元データに対して、次の2パターンを比較します。

パターンA：短い指示だけで引き継ぎ文を作る
パターンB：分類方法や禁止事項まで指定して作る

見るポイントは、文章がきれいかどうかだけではありません。

元メモの情報が抜けていないか
完了・進行中・未決定を正しく扱えているか
担当者や期限を正しく整理できているか
AIが元データより強い表現に変えていないか
次の担当者が読みやすいか

実験に使った元データ

今回使った業務メモは次の8項目です。

・A社への見積書は10月21日に送付済み

・B社は先方からの返答待ち。10月24日までに返答がなければ再連絡

・在庫数は田中が確認中。結果は10月24日に共有予定

・新商品LPの公開日は11月1日が候補。ただしデザイン確認後に決定。まだ未確定

・FAQ修正案は作成済み。部長確認後に反映

・顧客リストは佐藤が10月25日までに更新

・旧営業資料は削除せず保管する

・次回の引き継ぎは10月26日10時

意図的に、完了済み・進行中・未決定・注意事項を混ぜています。

まずは短い指示だけで試す

初回プロンプト

以下の業務メモを、次の担当者が分かりやすい引き継ぎ文にまとめてください。

分類方法や注意点は指定していません。

ChatGPTの初回出力

【引き継ぎ事項】

A社への見積書は10月21日に送付済みです。B社は先方からの返答待ちで、10月24日までに返答がなければ再連絡してください。

在庫数は田中さんが確認中で、10月24日に共有予定です。

新商品LPは11月1日公開予定で、デザイン確認後に確定します。

FAQは修正案作成済みで、部長確認後に反映します。

顧客リストは佐藤さんが10月25日までに更新予定です。

旧営業資料は削除せず保管してください。

次回の引き継ぎは10月26日10時です。

かなり自然で、必要な情報もほぼ入っています。

ただし、1か所だけ気になる部分がありました。

「候補」が「公開予定」に変わった

元メモでは、新商品LPについてこう書いています。

「11月1日が候補。ただしデザイン確認後に決定。まだ未確定」

一方、ChatGPTは、

「新商品LPは11月1日公開予定で、デザイン確認後に確定します」

と整理しました。

後半に「デザイン確認後に確定」と書いているため、完全に別の事実を作ったわけではありません。

ただ、「候補」が「予定」に変わると、読み手が受ける印象は少し強くなります。

引き継ぎ文だけを流し読みした人なら、「11月1日に公開する方向でほぼ決まっている」と受け取る可能性があります。

今回のような小さな言い換えは、数字のミスほど目立ちません。その分、仕事では見逃しやすいズレです。

初回結果を採点

評価項目	配点	結果
必要な情報を拾えているか	25	25
完了・進行中・未決定を正しく扱えているか	25	15
担当者・期限を正しく整理できているか	15	15
元データより強い意味を付け足していないか	20	15
読みやすさ	15	15
合計	100	85点

初回は85点としました。

情報の抜けや担当者・期限のミスはありません。一方で、未確定の公開日を「予定」と表現した点を減点しています。

指示を細かくして再実験

次は、同じ元メモを使い、分類方法と禁止事項を追加します。

改善版プロンプト

以下の業務メモを、次の担当者がすぐ状況を理解できる引き継ぎ文に整理してください。

【分類】
1. 完了済み
2. 進行中・対応待ち
3. 未決定・確認中
4. 注意事項
5. 次回予定

【ルール】
・元メモに書かれている事実だけを使う
・「候補」「未確定」「確認後に決定」は、予定や決定事項として書き換えない
・担当者や期限は、明記されている場合だけ記載する
・完了した内容と、これから対応する内容を混ぜない
・情報を省略しない
・読み手が次に何を確認すればよいか分かる形にする

改善後のChatGPT出力

1. 完了済み

A社への見積書は10月21日に送付済み

2. 進行中・対応待ち

B社は先方からの返答待ち。10月24日までに返答がなければ再連絡
在庫数は田中が確認中。結果は10月24日に共有予定
FAQ修正案は作成済み。部長確認後に反映
顧客リストは佐藤が10月25日までに更新

3. 未決定・確認中

新商品LPの公開日は11月1日が候補。デザイン確認後に決定するため、現時点では未確定

4. 注意事項

旧営業資料は削除せず保管する

5. 次回予定

次回の引き継ぎは10月26日10時

改善後は、「11月1日が候補」「まだ未確定」という元メモの状態がそのまま残りました。

さらに、完了済み・進行中・未決定が分かれたため、次の担当者が確認すべき場所も見つけやすくなっています。

改善後は今回の条件で100点

評価項目	配点	結果
必要な情報を拾えているか	25	25
完了・進行中・未決定を正しく扱えているか	25	25
担当者・期限を正しく整理できているか	15	15
元データより強い意味を付け足していないか	20	20
読みやすさ	15	15
合計	100	100点

今回の検証用データと採点基準では、85点から100点になりました。

もちろん、どんな引き継ぎメモでも同じ結果になるとは限りません。

今回わかったこと

今回、短い指示でもChatGPTはかなり読みやすい引き継ぎ文を作れました。

つまり、AIを使うだけでも業務の整理は楽になります。

一方で、問題になったのは完全な作り話ではなく、「候補」を「予定」と少し強く言い換えたことでした。

仕事では、こうした小さな表現の差が重要です。

候補なのか
予定なのか
決定なのか
確認中なのか

この違いをAI任せにすると、文章は自然でも、元の状態と少しズレることがあります。

AIへの指示は「何を書くか」だけでは足りない

今回、使ったAIを変えたわけではありません。

変えたのは、指示の出し方です。

最初は「分かりやすい引き継ぎ文にして」とだけ依頼しました。

改善後は、

完了・進行中・未決定を分ける
候補を予定に変えない
元メモにない事実を追加しない
担当者や期限は書かれている場合だけ使う

と条件を追加しました。

仕事でAIを使うときは、「何をしてほしいか」だけでなく「どこまで判断してよいか」まで伝えると、結果が安定しやすくなります。

実務で使うなら人間が確認したい4点

候補・予定・決定が勝手に入れ替わっていないか
完了した仕事と未完了の仕事が混ざっていないか
担当者や期限をAIが勝手に追加していないか
重要な注意事項が抜けていないか

特に、自然な文章ほどそのまま信じたくなるので、元メモとの確認は必要です。

これまでの実験でも「指示の条件」で結果が変わった

この傾向は今回だけではありません。

日報5日分を週報にまとめた実験では、元データにない来週予定をAIが追加しました。

会議のToDo抽出実験では、まだ決まっていない仕事までToDoとして整理されました。

会議の決定事項を抽出した実験でも、検討中の内容が決定事項に混ざっています。

いずれも、AIが全く関係ない内容を作ったというより、人間が考える境界をAIが少し広く解釈したケースでした。

AIを仕事で使うなら「指示」と「確認」の両方が必要

AIは、使うだけでも十分便利です。

ただ、仕事で安心して使うには、プロンプトの言い回しをたくさん暗記することよりも、

何をAIに判断させるか
何を判断させないか
どこを人間が確認するか

を理解する方が重要だと今回の実験から感じました。

今後は、こうしたAIへの指示の作り方や、仕事で使うために何を学べばよいのかについても、実験を交えながら検証していきます。

まとめ

今回は、同じ業務メモを使って、ChatGPTへの指示の出し方で引き継ぎ文がどこまで変わるか検証しました。

短い指示でも情報はほぼ正しく整理できましたが、「11月1日が候補」が「11月1日公開予定」に変わるという小さなズレが発生。

初回は85点としました。

そこで、完了・進行中・未決定を分け、「候補を予定に変えない」などの条件を追加しました。

今回の実験条件では、改善後は100点です。

ChatGPTに仕事を任せるときは、指示を細かくするだけでなく、AIがどこを勝手に判断しやすいかを知り、最後に人間が確認することが大切です。

ChatGPTで引き継ぎメモを作成｜指示の出し方で結果はどこまで変わるか検証