毎日の営業日報。
商談内容を思い出して、数字を確認して、成果や課題を整理して文章にする。1回の作業はそれほど大きくなくても、毎日続くと意外と負担になります。
そこで今回は、営業活動を簡単な箇条書きメモだけ残しておき、ChatGPTに営業日報を作成させたら、上司へ提出できる内容になるのかを検証しました。
確認したのは、文章の読みやすさだけではありません。
- 数字の間違い
- 元メモにない架空情報
- 未確定情報の断定
- 重要情報の抜け
- 「活動」と「成果」の整理
- 人間による修正が必要か
までチェックしています。
結論｜事実は正確だったが、プロンプト改善後にも人間確認は必要だった
今回の結果は次の通りです。
| 評価項目 | 初回 | 改善後 |
|---|---|---|
| 数字ミス | 0件 | 0件 |
| 架空情報 | 0件 | 0件 |
| 未確定情報の断定 | 0件 | 0件 |
| 重要情報の抜け | 0件 | 0件 |
| 活動と成果の整理 | △ | ◎ |
| 軽微な推測 | 0件 | 1件 |
| 人間の最終確認 | 必要 | 必要 |
初回から、数字や事実について大きな問題はありませんでした。
一方で、「A社と商談した」「B社へ見積書を送った」といった活動そのものが成果として整理されていたため、実務の日報としては少し調整したい内容でした。
そこでプロンプトを改善し、「活動実績」と「成果」を分けるよう指示しました。
構成はかなり分かりやすくなりましたが、今度は元メモにない「E社の追加要望について内容確認が必要」という軽微な判断が加わりました。
今回の実験では、プロンプトを改善すると必ず完全になるわけではなく、別の解釈が入り込むこともあるという結果になりました。
今回ChatGPTに渡した営業メモ
今回は、営業担当者が業務中に残したことを想定して、次のような簡単なメモを用意しました。
- A社と商談。価格面を社内確認するとのこと
- B社へ見積書送付
- C社は返信待ち
- 新規問い合わせ3件
- D社へ来週再提案予定
- 既存顧客E社から追加要望あり
- クレーム0件
- 本日の売上 420,000円
- 目標売上 500,000円
- 明日はA社フォロー、D社提案準備
文章として整えた情報ではなく、実際に業務中に残しそうな箇条書きだけです。
この情報から、ChatGPTに営業日報を作成させました。
最初に使ったプロンプト
今回、最初に使用したプロンプトはこちらです。
あなたは営業担当者です。
以下の箇条書きメモをもとに、上司へ提出する営業日報を作成してください。【条件】
・簡潔で読みやすくする
・重要な数字は具体的に書く
・元メモにない事実は追加しない
・未確定の内容は断定しない
・今日の成果、課題、明日の予定が分かる構成にする【元メモ】
・A社と商談。価格面を社内確認するとのこと
・B社へ見積書送付
・C社は返信待ち
・新規問い合わせ3件
・D社へ来週再提案予定
・既存顧客E社から追加要望あり
・クレーム0件
・本日の売上 420,000円
・目標売上 500,000円
・明日はA社フォロー、D社提案準備
かなりシンプルな指示です。
実際にChatGPTが作った営業日報
実際の出力は次のようになりました。
営業日報
本日の売上は420,000円で、目標500,000円に対して80,000円未達でした。
本日はA社と商談を実施し、価格面について先方が社内確認を行うことになりました。B社には見積書を送付し、C社については現在返信待ちです。
新規問い合わせは3件ありました。また、既存顧客E社から追加要望がありました。
本日のクレームは0件でした。
今後の対応として、明日はA社へのフォローとD社への再提案に向けた準備を進めます。
本日の成果
- A社と商談を実施
- B社へ見積書を送付
- 新規問い合わせ3件
- 既存顧客E社から追加要望あり
- クレーム0件
課題・確認事項
- 売上目標に対して80,000円未達
- A社は価格面を社内確認中
- C社は返信待ち
明日の予定
- A社へのフォロー
- D社への再提案準備
初回出力をチェック
まず事実関係を確認すると、大きな問題はありませんでした。
本日の売上420,000円、目標500,000円、その差額80,000円も正しく計算されています。
A社についても「契約予定」などとは書かず、「価格面を社内確認中」と未確定の状態を維持しています。
C社の返信待ち、D社の再提案、新規問い合わせ3件なども元メモと一致しました。
良かった点
- 数字ミス0件
- 架空情報0件
- 未確定情報の断定0件
- 重要情報の大きな抜け0件
事実を整理して文章にするという点では、かなり使いやすい結果でした。
気になった点｜活動と成果が混ざっている
一方で、「本日の成果」の中に、
- A社と商談を実施
- B社へ見積書を送付
が入っています。
もちろん会社によっては、これらを成果として扱う場合もあります。
ただ、「商談した」「見積書を送った」は、どちらかというと営業活動の実績です。
一方、「新規問い合わせ3件」のような情報は、成果として整理した方が理解しやすくなります。
数字や事実は合っていても、報告書としてどう分類するかまでは調整の余地があると判断しました。
プロンプトを改善してもう一度作成
そこで、次は「活動」と「成果」を明確に分けるようプロンプトを変更しました。
あなたは営業担当者です。
以下の箇条書きメモをもとに、上司へ提出する営業日報を作成してください。【目的】
上司が1分程度で、今日何をしたか・成果は何か・課題は何か・明日何をするかを把握できる日報にしてください。【構成】
1. 本日の総括
2. 活動実績
3. 成果
4. 課題・確認事項
5. 明日の予定【ルール】
・「活動」と「成果」を混同しない
・重要な数字は具体的に書く
・元メモにない事実は追加しない
・未確定の内容は断定しない
・原因が分からないものは推測しない
・課題に対する原因や対策が元メモにない場合は、勝手に補わない
・簡潔で読みやすくする
元メモは最初と同じです。
改善後のAI出力
営業日報
1. 本日の総括
本日の売上は420,000円で、目標500,000円に対して80,000円未達でした。A社との商談、B社への見積書送付、新規問い合わせ3件への対応などを進めました。
2. 活動実績
- A社と商談を実施。価格面について先方が社内確認中
- B社へ見積書を送付
- C社は返信待ち
- 既存顧客E社から追加要望あり
- D社は来週再提案予定
3. 成果
- 新規問い合わせ3件
- 本日の売上420,000円
- クレーム0件
4. 課題・確認事項
- 売上目標500,000円に対して80,000円未達
- A社は価格面を社内確認中
- C社は返信待ち
- E社の追加要望について内容確認が必要
5. 明日の予定
- A社へフォロー
- D社の再提案準備
活動と成果は整理されたが、新しい問題も出た
改善後は、「活動実績」と「成果」が分かれました。
A社との商談やB社への見積書送付は活動実績、新規問い合わせや売上は成果として整理されています。
初回よりも、上司が日報を見たときに状況を把握しやすい構成になりました。
ただし、新しい問題もありました。
それが、「E社の追加要望について内容確認が必要」という部分です。
元メモには、「既存顧客E社から追加要望あり」としか書いていません。
追加要望の内容がすでに確認済みなのか、これから確認する必要があるのかは分かりません。
「内容確認が必要」という判断自体は不自然ではありませんが、元メモだけから確認できる事実ではありません。
今回の基準では、軽微な推測1件として扱いました。
プロンプトを詳しくすれば必ず正確になるわけではない
今回の実験で面白かったのは、プロンプト改善によってすべてが良くなったわけではないことです。
初回では、活動と成果の分類が弱いという問題がありました。
改善後はそこが解消されましたが、元メモにない「内容確認が必要」という判断が新しく入りました。
つまり、プロンプトを細かくすればするほど必ず100点に近づく、という単純な話ではありません。
ある部分を改善すると、別の部分でAIの解釈が入り込むことがあります。
そのため、プロンプト設計と同じくらい、生成された内容を元データと照合することが重要だと感じました。
ChatGPTは営業日報のどこまで任せられる？
今回の結果を見ると、ChatGPTには次のような作業を任せやすそうです。
AIに任せやすい部分
- 箇条書きメモの整理
- 日報の構造化
- 数字の文章化
- 活動内容の整理
- 読みやすい文章への変換
- 翌日の予定整理
一方で、人間が確認したい部分もあります。
人間が確認したい部分
- 「活動」と「成果」の意味づけ
- 元メモにない判断が入っていないか
- 未確定情報を断定していないか
- 社内で本当に重要な情報が入っているか
- 上司へ提出して問題ない表現か
今回の結果からは、箇条書きメモ → ChatGPTで日報作成 → 人間が最終確認という使い方が現実的です。
日報から週報・月報までChatGPTで作れる？
営業日報だけでなく、これまで「シゴトAI実験室」では週報や月報についても検証しています。
営業データとメモから週報を作らせた実験では、今回の条件では数字ミス0件、架空情報0件、内容上の必須修正0箇所でした。
ChatGPTで営業週報を作成｜データとメモだけで修正0になるか検証
月報についても、元データからChatGPTに作成させています。
ChatGPTで月報作成を実験｜3分10秒で完成・数値ミス0件【プロンプト公開】
さらに、完成した報告書をChatGPTにチェックさせる実験も行いました。
ChatGPTで報告書をチェック｜10個のミスを全部見つけられるか検証
日報、週報、月報、提出前チェックを組み合わせることで、報告業務全体にAIを取り入れる使い方も考えられます。
まとめ｜営業日報はChatGPTに任せられる？
今回は、営業活動をまとめた簡単な箇条書きメモから、ChatGPTに営業日報を作成してもらいました。
初回では、
- 数字ミス0件
- 架空情報0件
- 未確定情報の断定0件
- 重要情報の大きな抜け0件
という結果でした。
一方で、「活動」と「成果」の区別には改善余地がありました。
そこでプロンプトを変更すると、構成は分かりやすくなりました。
ただし今度は、元メモにない「E社の追加要望について内容確認が必要」という軽微な判断が1件入りました。
今回の実験からは、ChatGPTは営業日報の下書きや整理にはかなり使いやすい一方、そのまま無確認で提出するより、人間が最後に元メモと照合する使い方が現実的だと感じました。
AIにすべて任せるのではなく、AIが整理して、人間が判断する。
日報のような繰り返し業務では、この役割分担が使いやすそうです。
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