会議メモは、話した順番のままだと後から読み返しにくいことがあります。
特に議題が3つ、4つと続く会議では、「この発言はどの話の続きだっけ？」となりがちです。
そこで今回は、検証用に作った架空の会議メモをChatGPTに渡し、議題ごとに正しく整理できるかを試しました。
確認したのは、単に要約できるかではありません。
- 発言者を取り違えないか
- 別の議題の内容を混ぜないか
- 元データにない情報を足さないか
結論からいうと、初回はほぼ整理できましたが、1件だけ別の議題に置くべき内容が混ざりました。
今回の実験内容
今回は、社内の定例会議を想定した検証用の架空データを使っています。実在する会社や人物の会議ではありません。
議題は3つです。
- 新サービス公開準備
- 営業資料の更新
- 問い合わせ対応
発言者は4人。会話の途中で別の議題に触れる発言も1つ混ぜました。
ここをChatGPTが正しく切り分けられるかを確認します。
実験に使った会議メモ
森：まず新サービス公開準備から。公開日は11月10日で変更なしです。
田中：開発側もその日程で問題ないと確認済みです。
佐藤：告知バナーは11月5日までに完成予定です。
森：では公開準備はそのスケジュールで進めましょう。
田中：これは営業資料の話ですが、料金表の古い注記が残っているので直した方がいいです。
森：それは次の営業資料のところで対応を決めましょう。
森：続いて営業資料です。田中さん、料金表の注記修正をお願いします。
田中：10月24日までに修正します。
佐藤：導入事例のページも古いので、私が2件差し替えます。
森：期限はいつ頃ですか？
佐藤：10月25日までにやります。
森：では最後に問い合わせ対応です。
山本：最近、料金についての質問が増えています。
佐藤：よくある質問を3つだけ先に整理しておくのはどうでしょう。
森：いいですね。山本さん、過去の問い合わせから3件選んでもらえますか。
山本：明日までにまとめます。
森：FAQとして公開するかは、その内容を見て次回決めましょう。
正解となる整理
| 議題 | 含める内容 |
|---|---|
| 新サービス公開準備 | 公開日は11月10日／告知バナーは11月5日までに完成予定 |
| 営業資料の更新 | 田中が料金表の注記を10月24日までに修正／佐藤が導入事例2件を10月25日までに差し替え |
| 問い合わせ対応 | 料金質問が増加／山本が過去問い合わせから3件を明日までに整理／FAQ公開は次回判断 |
ポイントは、田中の「これは営業資料の話ですが」という発言です。
会話上は新サービス公開準備の途中に出ていますが、内容としては営業資料の議題に入れるのが正解です。
まずはシンプルな指示で試す
初回プロンプト
以下の会議メモを、議題ごとに分けて整理してください。 各議題ごとに、 ・主な内容 ・発言者 ・決まったこと が分かるようにまとめてください。 元データにない内容は追加しないでください。
今回は、「会話の順番ではなく内容で分類する」とは書いていません。
ChatGPTの初回出力
1. 新サービス公開準備
- 森：公開日は11月10日で変更なし
- 田中：開発側も日程に問題ないと確認済み
- 佐藤：告知バナーは11月5日までに完成予定
- 田中：料金表の古い注記が残っているため修正した方がよいと指摘
- 決まったこと：公開日は11月10日、告知バナーは11月5日までに準備
2. 営業資料の更新
- 森：田中に料金表の注記修正を依頼
- 田中：10月24日までに修正
- 佐藤：導入事例2件を10月25日までに差し替え
- 決まったこと：料金表の注記修正と導入事例の差し替えを行う
3. 問い合わせ対応
- 山本：料金についての質問が増えていると共有
- 佐藤：よくある質問を3つ整理する案を提案
- 森：山本に過去の問い合わせから3件選ぶよう依頼
- 山本：明日までにまとめる
- 決まったこと：3件の問い合わせを整理し、FAQ公開は内容を見て次回判断
発言者は正解。でも1件だけ議題が混ざった
発言者の取り違えはありませんでした。
期限も、元データどおりです。存在しない担当者や日付も追加されていません。
ただし1点、分類にズレがありました。
初回出力では、
「田中：料金表の古い注記が残っているため修正した方がよいと指摘」
が「新サービス公開準備」の中に入っています。
しかし本人は、会議内で「これは営業資料の話ですが」と明言しています。
つまり、発言したタイミングは公開準備の途中でも、内容としては営業資料に分類するのが自然です。
初回結果を採点
| 評価項目 | 配点 | 結果 |
|---|---|---|
| 3つの議題に分けられたか | 20 | 20 |
| 発言者を正しく整理できたか | 20 | 20 |
| 内容を正しい議題に分類できたか | 25 | 20 |
| 決まったことを正しく整理できたか | 15 | 15 |
| 元データにない内容を追加していないか | 15 | 15 |
| 読みやすさ | 5 | 5 |
| 合計 | 100 | 95点 |
今回の初回結果は95点としました。
大きな誤りではありませんが、議題ごとの共有資料として使うなら、別の議題に内容が混ざるのは避けたいところです。
なぜ別の議題に入ったのか
今回の会議メモは、議題が完全に切り替わる前に別の話が1回だけ出ています。
田中は「これは営業資料の話ですが」と前置きしていますが、その発言自体は公開準備を話している途中にあります。
初回プロンプトでは、
- 発言した順番で分けるのか
- 発言の内容で分けるのか
- 複数の議題に関係する場合はどうするのか
まで指定していません。
そのため今回の出力では、会話の流れに引っ張られた形になりました。
プロンプトを改善して再実験
改善版プロンプト
以下の会議メモを、議題ごとに分けて整理してください。 【ルール】 ・発言した順番ではなく、発言内容がどの議題に属するかで分類する ・発言者が「これは○○の話」と明示している場合は、その議題を優先する ・同じ内容を複数の議題に重複して入れない ・発言者名を変えない ・担当者、期限、決定事項は元データに明示されている内容だけを書く ・まだ決まっていない内容は、決定事項にしない ・元データにない内容は追加しない 各議題ごとに、 1. 主な内容 2. 発言者 3. 決まったこと 4. 未決定・継続確認 の順で整理してください。
今回は、会話の順番よりも内容を優先することを追加しました。
改善後のChatGPT出力
1. 新サービス公開準備
- 森：公開日は11月10日で変更なし
- 田中：開発側もその日程で問題ないと確認済み
- 佐藤：告知バナーは11月5日までに完成予定
- 決まったこと：11月10日公開のスケジュールで進める
- 未決定・継続確認：なし
2. 営業資料の更新
- 田中：料金表の古い注記が残っていると指摘
- 森：田中に料金表の注記修正を依頼
- 田中：10月24日までに修正
- 佐藤：導入事例2件を10月25日までに差し替え
- 決まったこと：料金表の注記修正、導入事例2件の差し替え
- 未決定・継続確認：なし
3. 問い合わせ対応
- 山本：料金についての質問が増えていると共有
- 佐藤：よくある質問を3つ整理する案を提案
- 森：山本に過去の問い合わせから3件選ぶよう依頼
- 山本：明日までにまとめる
- 決まったこと：山本が過去の問い合わせから3件を明日までに整理
- 未決定・継続確認：FAQとして公開するかは次回判断
改善後は、料金表の話が営業資料の議題に移り、3つの議題を正しく分けられました。
改善後は今回の条件で100点
| 評価項目 | 配点 | 結果 |
|---|---|---|
| 3つの議題に分けられたか | 20 | 20 |
| 発言者を正しく整理できたか | 20 | 20 |
| 内容を正しい議題に分類できたか | 25 | 25 |
| 決まったことを正しく整理できたか | 15 | 15 |
| 元データにない内容を追加していないか | 15 | 15 |
| 読みやすさ | 5 | 5 |
| 合計 | 100 | 100点 |
今回の検証用データと採点基準では、95点から100点になりました。
もちろん、すべての会議メモで同じ結果になるという意味ではありません。
今回わかったこと
今回、ChatGPTは発言者や期限を正しく整理できました。
一方で、「いつ話したか」と「何の話か」がズレている発言では、会話の流れに引っ張られることがありました。
実際の会議でも、
- 前の議題に戻る
- 次の議題を先に話す
- 別部署の話が途中に入る
といったことは珍しくありません。
AIに整理させる場合は、単に「議題別にまとめて」だけでなく、内容で分類すると指定した方が使いやすそうです。
会議メモをAIに整理させるときの確認ポイント
- 発言者が入れ替わっていないか
- 別の議題の内容が混ざっていないか
- 同じ内容が2つの議題に重複していないか
- 未決定の話が「決まったこと」になっていないか
- 期限や担当者をAIが勝手に付け足していないか
特に会議の途中で話題が行き来したときは、人間の最終確認が必要です。
会議整理は「何を抽出するか」で指示を分ける
会議の内容をAIで整理するときは、目的によって指示を変えた方が分かりやすくなります。
たとえば、会議後の実務を整理したい場合は、ChatGPTで会議のToDoを抽出した実験があります。
「何が正式に決まったか」を確認したい場合は、ChatGPTで会議の決定事項を抽出した実験で検証しています。
また、会議音声そのものを議事録にできるかは、56分の音声をAIで議事録化した実験で確認しています。
AIは「整理して」だけでも便利。でも分類ルールで精度が変わる
今回も、AI自体を変えたわけではありません。
変えたのは指示です。
初回は「議題ごとに整理してください」。
改善後は、
- 会話の順番ではなく内容で分類する
- 同じ内容を重複させない
- 未決定事項は分ける
と条件を追加しました。
AIは使うだけでも便利ですが、どこで分類を間違えやすいか、何を人間が確認すべきかを知っていると、仕事ではさらに使いやすくなります。
まとめ
今回は、検証用の会議メモをChatGPTに渡し、議題別に正しく整理できるかを試しました。
初回は発言者や期限は正しく整理できましたが、営業資料の話を1件だけ新サービス公開準備に混ぜたため95点。
そこで、会話の順番ではなく内容で分類するルールを追加しました。
その結果、今回の実験条件では100点になりました。
会議メモをAIに整理させるときは、「いつ話したか」ではなく「何の話か」で分けられているかを最後に確認するのが重要です。
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