毎日日報を書いていても、それを1週間分の週報にまとめ直すのは意外と面倒です。
たとえば、
- 商談は全部で何件あったか
- 受注は何件だったか
- 同じ会社の話を2回数えていないか
- 今どの案件が動いているのか
- 来週は何をするのか
こうした内容を整理する必要があります。
そこで今回は、月曜日から金曜日までの5日分の日報をChatGPTにまとめて渡して、1週間分の営業週報を作ってもらいました。
見るポイントは、文章がきれいかどうかだけではありません。
数字を間違えないか。
大事な情報を落とさないか。
書いていないことを勝手に足さないか。
ここまでチェックします。
今回の実験は、以前行った「営業日報をChatGPTで作る実験」の続きでもあります。まず1日分の日報をAIでどこまで作れるのか気になる方は、ChatGPTで営業日報を作成｜箇条書きメモだけで提出できる内容になるか検証も参考にしてください。
先に結果
最初に作らせた週報は、98点でした。
数字はすべて正解です。
- 新規商談：6件
- 受注：2件
- 失注：1件
- 新規アポ：6件
同じ会社が何日か登場しても、2回数えることもありませんでした。
かなり優秀です。
ただし、1つ問題がありました。
ChatGPTが、元の日報には書いていない「来週これも確認するはず」という予定を2つ勝手に足していたのです。
そこで、プロンプトを少し修正してもう一度作成。その結果、今回の採点では100点になりました。
この記事では、実際に使った日報、プロンプト、ChatGPTの出力、どこが危なかったのかまで全部公開します。
今回の実験
今回は、5日分の日報をChatGPTにまとめて渡して、1週間分の営業週報を作ってもらいます。
チェックするのは次の5つです。
- 数字を正しく合計できるか
- 同じ案件を2回数えないか
- 大事な案件を落とさないか
- まだ決まっていないことを勝手に決まったことにしないか
- 元データにない予定を勝手に足さないか
まず、5日分の内容を簡単に見るとこんな感じです。
| 曜日 | 主な内容 |
|---|---|
| 月 | 商談2件、見積提出、顧客フォロー |
| 火 | 商談1件、受注1件、見積修正 |
| 水 | 見積提出、追加資料の依頼 |
| 木 | 商談2件、失注1件、再提案準備 |
| 金 | 商談1件、受注1件、来週の予定整理 |
同じ会社が何日か続けて登場するので、ただ5日分をつなげるだけでは読みづらくなります。
たとえばA社は、月曜日に提案 → 水曜日に見積提出 → 金曜日に返事待ち、という流れになっています。
こうした情報をChatGPTが1つの案件として整理できるかも見ていきます。
実験に使った5日分の日報
月曜日
- 新規商談：A社、B社の2件
- A社：業務効率化ツールを提案。来週までに見積提出予定
- B社：情報収集段階。導入時期は未定
- C社へ既存顧客フォロー
- D社へ見積書を1件提出
- 新規アポ獲得：1件
火曜日
- 新規商談：E社1件
- E社：提案内容に前向き。社内確認後に回答予定
- D社から見積内容の修正依頼があり再提出
- C社から追加契約を1件受注
- 新規アポ獲得：2件
水曜日
- 新規商談：0件
- A社の見積書を作成し提出
- E社から追加資料の依頼あり
- F社へ既存顧客フォロー
- 新規アポ獲得：1件
- B社について、来月再度連絡する予定
木曜日
- 新規商談：G社、H社の2件
- G社：条件面が合わず失注
- H社：来週再提案予定
- E社へ追加資料を送付
- 新規アポ獲得：0件
- D社は修正版見積について社内検討中
金曜日
- 新規商談：I社1件
- I社：その場で受注1件
- H社の再提案資料を準備
- A社は見積提出後、返答待ち
- 新規アポ獲得：2件
- 来週はH社再提案、B社フォロー準備、D社確認を予定
正しい合計は、新規商談6件、受注2件、失注1件、新規アポ6件です。
最初に使ったプロンプト
最初は、かなりシンプルな指示にしました。
あなたは営業部門の担当者です。 以下の5日分の日報をもとに、上司へ提出する1週間分の営業週報を作成してください。 【目的】 上司が短時間で、 ・今週どんな活動をしたか ・どんな成果があったか ・現在進行中の案件は何か ・来週何をする予定か を把握できる週報にしてください。 【条件】 ・日報に書かれていない事実は追加しない ・未確定の内容を確定事項として書かない ・同じ案件が複数の日に登場しても、成果として重複カウントしない ・重要な数字は可能な範囲で集計する ・簡潔で読みやすい文章にする 【構成】 1. 今週の総括 2. 活動実績 3. 成果 4. 進行中の案件 5. 来週の予定 【5日分の日報】 ※ここに月曜日〜金曜日の日報を貼り付ける
最初から細かく指示しすぎず、まずChatGPTがどこまで自力で整理できるか試しました。
最初の結果は98点
ChatGPTが作った週報はこちらです。
1. 今週の総括
今週は、新規商談6件を実施し、既存顧客へのフォローや見積対応、追加資料の送付などを進めました。成果としては、C社から追加契約1件、I社から新規受注1件を獲得しました。一方、G社は条件面が合わず失注となりました。
進行中の案件では、A社が見積提出後の返答待ち、D社が修正版見積を社内検討中、E社が追加資料送付後の確認段階、H社が来週の再提案予定となっています。
2. 活動実績
- 新規商談：6件
- 新規アポ獲得：6件
- 既存顧客フォロー：C社、F社
- 見積対応：A社、D社
- 追加資料対応：E社
- 再提案準備：H社
3. 成果
- C社：追加契約1件を受注
- I社：新規受注1件を獲得
- 受注合計：2件
- G社：条件面が合わず失注1件
4. 進行中の案件
- A社：見積書を提出済み。現在は返答待ち
- B社：情報収集段階で導入時期は未定。来月再度連絡予定
- D社：修正版見積を提出済み。現在は社内検討中
- E社：提案後、追加資料を送付済み。社内確認後の回答待ち
- H社：来週再提案予定。再提案資料を準備済み
5. 来週の予定
- H社への再提案
- B社へのフォロー準備
- D社の検討状況確認
- A社の見積提出後の返答確認
- E社の回答状況確認
数字は正解。でも「勝手な付け足し」があった
数字は全部合っています。
| チェック項目 | 結果 |
|---|---|
| 新規商談6件 | ○ |
| 受注2件 | ○ |
| 失注1件 | ○ |
| 新規アポ6件 | ○ |
| 同じ案件を2回数える | なし |
ここまでは問題ありません。
気になったのは「来週の予定」です。
元の日報で書かれていた来週予定は、H社への再提案、B社へのフォロー準備、D社の確認、この3つだけです。
ところがChatGPTは、A社の返答確認、E社の回答状況確認も追加しました。
たしかに、仕事としては自然です。A社は返事待ちなので、来週確認する可能性は高いでしょう。
でも、元の日報には書いていません。
ここがポイントです。
AIは、ときどき「たぶんこうするだろう」という内容を、自然な文章にするために足してしまうことがあります。
間違っているように見えないので、気づきにくいタイプのミスです。
採点結果
| 評価項目 | 得点 |
|---|---|
| 数字の正確さ | 25/25 |
| 事実の正確さ | 18/20 |
| 大事な情報の抜け | 20/20 |
| 同じ案件の整理 | 15/15 |
| まだ決まっていない情報の扱い | 10/10 |
| 読みやすさ | 10/10 |
| 合計 | 98/100 |
プロンプトを少し変えてみる
そこで、プロンプトに次のルールを追加しました。
進行中の案件だからといって、勝手に「来週確認する予定」にしない
改善後のプロンプトはこちらです。
あなたは営業部門の担当者です。 以下の5日分の日報をもとに、上司へ提出する1週間分の営業週報を作成してください。 【目的】 上司が短時間で、 ・今週どんな活動をしたか ・どんな成果があったか ・現在進行中の案件は何か ・来週何をする予定か を把握できる週報にしてください。 【重要ルール】 ・日報に書かれていない事実は追加しない ・業務上自然だと思っても、推測で予定や行動を補わない ・「返答待ち」「検討中」などの案件を、自動的に「来週確認する予定」にしない ・来週の予定には、元の日報に書かれているものだけを書く ・まだ決まっていない内容を、決まったこととして書かない ・同じ案件を2回成果として数えない ・重要な数字はできるだけ集計する ・簡潔で読みやすい文章にする ・判断できない内容は、無理に付け足さない 【構成】 1. 今週の総括 2. 活動実績 3. 成果 4. 進行中の案件 5. 来週の予定 【5日分の日報】 ※初回と同じデータを使用
ポイントは、「推測しないで」だけではなく、実際に起きたミスを具体的に書いたことです。
改善後は100点
同じ5日分の日報を使って、もう一度週報を作りました。
1. 今週の総括
今週は、新規商談6件を実施し、既存顧客へのフォロー、見積対応、追加資料の送付などを進めました。
成果としては、C社から追加契約1件、I社から新規受注1件を獲得しました。一方、G社は条件面が合わず失注となりました。
現在は、A社・D社・E社・H社など複数案件が進行中です。
2. 活動実績
- 新規商談：6件
- 新規アポ獲得：6件
- 既存顧客フォロー：C社、F社
- 見積対応：A社、D社
- 追加資料対応：E社
- 再提案準備：H社
3. 成果
- C社：追加契約1件を受注
- I社：新規受注1件を獲得
- 受注合計：2件
- G社：条件面が合わず失注1件
4. 進行中の案件
- A社：見積書を提出済み。現在は返答待ち
- B社：情報収集段階で導入時期は未定。来月再度連絡予定
- D社：修正版見積を提出済み。現在は社内検討中
- E社：追加資料を送付済み。社内確認後の回答予定
- H社：来週再提案予定。再提案資料を準備済み
5. 来週の予定
- H社への再提案
- B社へのフォロー準備
- D社の検討状況確認
今度は、元の日報にない予定は追加されませんでした。
最初と改善後の比較
| 評価項目 | 最初 | 改善後 |
|---|---|---|
| 数字の正確さ | 25/25 | 25/25 |
| 事実の正確さ | 18/20 | 20/20 |
| 大事な情報の抜け | 20/20 | 20/20 |
| 同じ案件の整理 | 15/15 | 15/15 |
| 未確定情報の扱い | 10/10 | 10/10 |
| 読みやすさ | 10/10 | 10/10 |
| 合計 | 98/100 | 100/100 |
今回の条件では、5日分の日報から週報を作る作業はかなり正確にできました。
ただし、毎回100点になるという意味ではありません。日報の書き方や情報量が変われば、別のミスが出る可能性があります。
今回わかったこと
今回の実験で一番大きかったのは、ChatGPTは数字をまとめるだけならかなり使えたということです。
5日分の日報を渡しても、商談数、受注数、失注数、アポ数はすべて正しく整理できました。
同じ会社が何日か出てきても、2回成果として数えることもありませんでした。
ただし注意したいのが、「自然に見える勝手な付け足し」です。
今回も、AIが悪意なく「来週確認するはず」と考えて予定を足していました。
このタイプのミスは、文章として自然なので見逃しやすいです。
AIと人間は、こう分けると使いやすい
今回の結果を見ると、全部をAIに任せるより、AIにまとめてもらって、人間が最後だけ確認するという使い方が合っています。
| 作業 | AI | 人間 |
|---|---|---|
| 5日分の日報をまとめる | ◎ | |
| 数字を合計する | ◎ | 確認 |
| 同じ案件を整理する | ◎ | 確認 |
| 文章を整える | ◎ | |
| 勝手な付け足しがないか見る | ◎ | |
| 最終提出する | ◎ |
ゼロから週報を書くより、日報を書く → ChatGPTにまとめてもらう → 最後だけ人間が確認する。この方がかなり楽です。
AIは、少し使い方を知るだけでも変わる
今回、最初の結果は98点でした。それでも十分使えそうに見えます。
でも、たった2点の違いが、「AIが勝手に足した内容」でした。
ここに気づいて、プロンプトを少し変えるだけで、今回の採点では100点まで改善しました。
つまりAIは、とりあえず使うだけでも便利。でも、使い方を少し知っていると、もっと仕事で使いやすくなる。ということです。
特に大事なのは、
- どう頼めばいいか
- AIがどこで勝手に考えやすいか
- どこを人間が確認すればいいか
この3つです。
難しいプログラミングができなくても、ここを少し知るだけで、日報、週報、月報、メール、議事録、Excel、資料作成など、普段の仕事でAIを使える場面は増えていきます。
AIを仕事の武器にしたい人ほど、ただ触るだけではなく、正しい頼み方や確認の仕方を少しずつ覚えていくことが大切だと感じました。
日報から週報、月報までAIでつなげられる
シゴトAI実験室では、報告業務について他にも実験しています。
おすすめの順番は、
営業日報
↓
日報5日分から週報化（この記事）
↓
営業週報
↓
月報
↓
報告書チェック
AIに全部任せるのではなく、どこまでAIに任せて、どこを人間が確認するのか。
そこまで含めて、これからも実際に試していきます。
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